In een horecabedrijf werken vaak heel wat mensen. Het gaat vaak om parttime banen en daar komt bij dat de openingstijden afwijken van kantoortijden. In restaurants begint de bedrijvigheid in de middag en loopt door tot laat op de avond of zelfs tot in de nacht. In veel hotels is 24/7 personeel aanwezig. Uiteraard niet alleen van maandag tot en met vrijdag maar ook in het weekend. Dit vraagt een zorgvuldige planning, waarbij de ondernemer rekening moet houden met allerlei factoren. Veel horecapersoneel studeert of volgt een opleiding en is dus niet onbeperkt inzetbaar.
Dienstverlening aan de klanten
Voor een horecaonderneming is de dienstverlening aan de klanten cruciaal. Gasten willen verwend worden en daar horen wachten en fouten in bestellingen of reserveringen niet bij. Om de dienstverlening goed te waarborgen moet alles op rolletjes lopen. Daarom moet er op elk moment voldoende personeel aanwezig zijn. Een diner serveren aan 40 gasten gaat niet echt lukken met twee mensen in de bediening en in de keuken 1 kok achter het fornuis. De horeca is voor een belangrijk deel afhankelijk van referenties. Als een restaurant of hotel online negatieve reviews krijgt dan heeft dat direct gevolgen voor de bezetting. Daarom kiezen veel horecazaken zoals restaurants er vaak voor om bijvoorbeeld een dag in de week te sluiten. De maandag is de meest populaire dag, want dan gaan traditioneel de minste mensen uit eten.
Digitalisering in de horeca
Ook in de horeca worden zaken gedigitaliseerd. Zo is er software voor personeelsplanning. Alle medewerkers en de eigenaar hebben dan een app op hun telefoon. Hierin ziet iedereen direct wie wanneer dienst heeft. De beheerder kan toestaan dat medewerkers onderling diensten ruilen als dat zo uitkomt. Op die manier hoeft dat niet altijd via de leiding, uiteraard op voorwaarde dat de bezetting op peil blijft. Dan maakt het vaak niet heel veel uit of Bas of Lieke die avond werkt. Ook vakanties kunnen gemakkelijk worden ingevoerd zodat duidelijk is dat een medewerker er twee weken niet is en dus niet kan worden ingepland.
Welke systemen kunnen helpen bij personeelstekort?
Natuurlijk kan een handig kassasysteem van DISH geen personeelstekort opvangen. Maar je kunt bepaalde processen wel vereenvoudigen waardoor er minder personeel nodig is. Zo kiezen steeds meer lunchrooms en fastfood restaurants ervoor om gebruik te maken van bestelschermen en betelzuilen. De klant voert hier op een scherm in wat hij wil bestellen en rekent af. De order wordt naar de keuken gestuurd en zodra deze klaar is uitgeserveerd of de klant kan de order bij de counter afhalen. Dit scheelt flink in het moeten inzetten van bedienend personeel. Je moet er natuurlijk wel rekening mee houden dat niet elke bezoeker overweg kan met zo’n scherm. Het is dus niet zo dat er helemaal niemand meer op de vloer aanwezig hoeft te zijn. Als een klant speciale wensen heeft, bijvoorbeeld in verband met een dieet, dan moet de bestelling handmatig worden opgenomen en moet de keuken misschien speciale instructies krijgen.