Bedrijfssoftware die gewoon goed werkt, krijgt weinig aandacht. Facturen gaan de deur uit, orders worden verwerkt en de voorraad klopt grotendeels. Waarom zou je daar iets aan veranderen? Toch is dat precies de situatie waarin veel ondernemers met een ERP-systeem als Odoo jaren blijven hangen op dezelfde versie. Dat gaat lang goed, tot het ineens niet meer goed gaat.
Hoe het versiebeleid van Odoo werkt
Odoo brengt ongeveer eens per jaar een nieuwe hoofdversie uit. Volgens de eigen documentatie van Odoo krijgen de laatste drie hoofdversies ondersteuning en bugfixes. Een versie gaat dus grofweg drie jaar mee voordat die ondersteuning stopt. Daarna blijft de software technisch gezien gewoon draaien, maar komen er geen oplossingen meer voor fouten die later worden ontdekt.
Voor een systeem waarin je klantgegevens, financiële administratie en voorraad bijhoudt, is dat geen detail. Een ERP-pakket staat zelden op zichzelf: het is vaak gekoppeld aan een webshop, een betaalprovider, een vervoerder of een bankkoppeling. Als die externe partijen hun techniek vernieuwen, is het niet vanzelfsprekend dat een sterk verouderde versie daar nog op aansluit.
Waarom uitstellen meestal duurder uitpakt
De reflex om een upgrade uit te stellen is begrijpelijk. Het kost tijd, er moet getest worden en tijdens het traject wil je geen verstoring in het dagelijks werk. Maar elke versie die je overslaat, maakt de volgende stap groter. Een upgrade van één versie terug is overzichtelijk. Een sprong over meerdere versies betekent dat alle wijzigingen van die tussenliggende jaren in één keer verwerkt moeten worden.
Dat geldt vooral voor eigen aanpassingen. Veel bedrijven laten in de loop der jaren extra functies of rapportages bouwen die precies aansluiten op hun werkwijze. Bij elke nieuwe versie moeten die aanpassingen worden nagelopen en zo nodig herschreven. Hoe meer versies je overslaat, hoe meer werk dat wordt.
Daar komt bij dat je bij een verouderde versie de nieuwere functies mist. Denk aan verbeteringen in de gebruikersinterface, slimmere rapportages of nieuwe modules waar je inmiddels misschien al een apart pakket voor betaalt.
Zo pak je een upgrade praktisch aan
Een goede upgrade begint met een inventarisatie. Welke modules gebruik je, welke aanpassingen zijn er ooit gemaakt en welke koppelingen met andere software zijn er? Vaak blijkt in deze fase dat sommige aanpassingen niet meer nodig zijn, omdat de standaardsoftware inmiddels hetzelfde kan. Dat scheelt werk en maakt het systeem eenvoudiger te onderhouden.
Vervolgens wordt de upgrade eerst uitgevoerd op een kopie van je database, in een aparte testomgeving. Laat daar de mensen testen die dagelijks met het systeem werken. Zij weten welke handelingen ze elke dag doen en merken het snelst als een rapport of werkstroom anders uitvalt dan verwacht. Maak een korte lijst met de belangrijkste processen, zoals een order invoeren, een factuur versturen en een inkoop boeken, en loop die stap voor stap door.
Kies daarna een rustig moment voor de definitieve overgang. Voor de meeste bedrijven is dat niet in de drukste maand van het jaar of rond de jaarafsluiting.
Hulp inschakelen of zelf doen?
Of je een upgrade zelf kunt uitvoeren, hangt af van de omvang van je omgeving en de technische kennis in huis. Een kleine installatie met alleen standaardmodules is overzichtelijker dan een omgeving met veel eigen code. In het laatste geval kiezen bedrijven vaak voor een gespecialiseerde Odoo-partner zoals ERP Open, die zowel de technische migratie als het testen en de training kan begeleiden.
Geen Odoo, maar wel aan het twijfelen?
Werk je nog met een ander pakket of met losse programma’s die niet met elkaar praten, dan speelt een andere vraag. Staat overstappen naar odoo op je agenda, neem dan het versiebeleid direct mee in je afweging. Een ERP-systeem is geen eenmalige aankoop maar iets wat je onderhoudt. Wie dat vanaf het begin inplant, voorkomt dat de software die nu nog modern aanvoelt over een paar jaar een rem op de groei van het bedrijf wordt.