Je hebt jarenlang als recruiter gewerkt en kent bedrijven die regelmatig personeel zoeken. Nu wil je voor jezelf beginnen. Een opdrachtgever heeft misschien al aangegeven graag met je samen te werken. Een veelbelovende start, maar hoe regel je vervolgens de eerste plaatsing? Want iemand vinden voor een vacature is één ding. Zorgen dat diegene op tijd kan beginnen, een correct contract krijgt en netjes wordt betaald, vraagt om een heel andere organisatie.
Die organisatie hoef je gelukkig niet helemaal zelf op te bouwen. Als startende intermediair kun je het werkgeverschap en de bijbehorende administratie uitbesteden. Daarmee blijft er meer tijd en geld over voor het werk waarmee je daadwerkelijk klanten binnenhaalt: uitzendkrachten werven, relaties onderhouden en vacatures invullen.
Begin met een markt waarin je de weg kent
Een eigen uitzendbureau hoeft niet meteen personeel voor allerlei sectoren te leveren. Sterker nog, een duidelijke specialisatie kan het makkelijker maken om je eerste opdrachten te krijgen. Een recruiter met een uitgebreid netwerk in de logistiek weet bijvoorbeeld welke functies lastig te vervullen zijn, wat werkgevers verwachten en waar geschikte uitzendkrachten te vinden zijn.
Onderzoek voordat je begint of bedrijven binnen jouw netwerk daadwerkelijk behoefte hebben aan een nieuwe samenwerkingspartner. Welke vacatures blijven lang openstaan? Hoe snel willen opdrachtgevers personeel kunnen inzetten? En wat verwachten ze van de bereikbaarheid en snelheid van een intermediair?
Regel ondertussen de zakelijke basis, waaronder je inschrijving bij de Kamer van Koophandel, een zakelijke rekening en een eenvoudige boekhouding. Controleer ook welke registratie- en andere wettelijke eisen op jouw activiteiten van toepassing zijn.
Bereken wat een plaatsing werkelijk oplevert
Voordat je een tarief met een opdrachtgever afspreekt, moet je weten wat een plaatsing kost. Alleen uitgaan van het bruto-uurloon van de uitzendkracht is onvoldoende. Bij het inzetten van uitzendkrachten spelen ook werkgeverslasten, vakantiegeld, pensioen en andere arbeidsvoorwaarden mee.
Een backofficepartner voor intermediairs kan deze financiële en administratieve kant verzorgen. Bij een volledige dienstverlening neemt de backofficepartij het juridisch werkgeverschap op zich en sluit zij zelf de overeenkomsten met de opdrachtgever en de uitzendkracht. De intermediair richt zich op het commerciële werk en verdient aan de afgesproken marge op de plaatsingen.
Vraag voordat je tarieven afgeeft om inzicht in de kostprijsfactor en wat daarin is inbegrepen. Let ook op toeslagen voor onregelmatige werktijden, afwijkende arbeidsvoorwaarden en eventuele aanvullende kosten. Een aantrekkelijk uurtarief voor de opdrachtgever zegt immers weinig wanneer je eigen marge na alle kosten tegenvalt.
De eerste plaatsing moet meteen goed verlopen
Stel dat een opdrachtgever maandag twee nieuwe uitzendkrachten nodig heeft. Je hebt geschikte mensen gevonden, maar daarmee is de plaatsing nog niet rond. Er moeten gegevens worden gecontroleerd, arbeidsvoorwaarden worden vastgesteld en contracten worden opgesteld. Ook moet duidelijk zijn hoe gewerkte uren worden aangeleverd en goedgekeurd.
Met een professionele backoffice zijn hiervoor bestaande processen en digitale systemen beschikbaar. Bij One People Services worden onder meer plaatsingen gecontroleerd, contracten digitaal verwerkt en salarisbetalingen verzorgd. Voor ingewikkelde vragen over cao’s of arbeidsvoorwaarden zijn specialisten beschikbaar.
Dat scheelt vooral tijd wanneer je nog alleen werkt. Je hoeft niet zelf een salarisadministrateur in te schakelen of voor iedere plaatsing verschillende administratieve systemen te gebruiken. Wel blijft het nodig om gegevens tijdig en volledig aan te leveren. Een ontbrekend uurloon, een verkeerde functieomschrijving of onduidelijke afspraken over toeslagen kunnen de start van een uitzendkracht vertragen.
Voorkom dat je eerste succes een financieringsprobleem wordt
Voorfinanciering is een van de grootste financiële uitdagingen bij het zelf organiseren van een uitzendbureau. Uitzendkrachten krijgen hun salaris volgens de afgesproken betaalfrequentie, terwijl opdrachtgevers hun facturen soms pas weken later voldoen. Dat verschil moet ergens van betaald worden.
Bij een eigen werkgeversorganisatie betekent iedere extra plaatsing mogelijk dat je meer geld moet voorschieten. Krijg je plotseling een opdracht voor tien uitzendkrachten in plaats van twee, dan stijgt niet alleen je verwachte omzet. Ook de hoeveelheid geld die tijdelijk nodig is voor salarisbetalingen neemt toe.
Een backofficepartner die de lonen voorfinanciert, haalt deze financieringslast grotendeels bij de intermediair weg. One People Services financiert bovendien de marge van de intermediair voor, zodat de uitbetaling niet hoeft te wachten totdat de opdrachtgever zijn factuur heeft voldaan. De frequentie van die uitbetaling hangt samen met de gemaakte facturatieafspraken.
Minstens zo belangrijk is wat er gebeurt wanneer een opdrachtgever niet betaalt. Bij One People Services ligt het volledige debiteurenrisico bij de backofficepartij. Ook bij wanbetaling of faillissement van de opdrachtgever wordt de al uitgekeerde marge niet teruggevorderd van de intermediair. Een onbetaalde factuur leidt daardoor niet alsnog tot het verlies van een eerder ontvangen marge.
Ook ziekte van een uitzendkracht kan financiële gevolgen hebben. Bij een eigen werkgeversorganisatie kunnen loondoorbetaling en re-integratie aanzienlijke kosten met zich meebrengen. Bij One People Services zijn de kosten van ziekte onderdeel van de dienstverlening. De backofficepartij neemt het ziekterisico over en verzorgt de begeleiding en re-integratie van zieke uitzendkrachten.
Door de combinatie van voorfinanciering en het overnemen van het debiteuren- en ziekterisico hoeft een startend uitzendbureau voor deze onderdelen minder eigen financiële reserves aan te houden. Dat neemt niet weg dat er werkkapitaal nodig blijft voor bijvoorbeeld acquisitie, software en andere bedrijfskosten. Bespreek vooraf ook hoe de kredietacceptatie van nieuwe opdrachtgevers verloopt en welke afspraken gelden voor het aangaan van plaatsingen.
Groeien betekent meer klanten, niet automatisch meer kantoorpersoneel
Met vijf geplaatste uitzendkrachten zijn de dagelijkse werkzaamheden nog overzichtelijk. Bij twintig of dertig plaatsingen verandert dat. Er komen meer urenregistraties, contractwijzigingen en vragen over loonstroken bij. Organiseer je alles zelf, dan groeit de administratieve werklast mee en kan het nodig zijn om extra ondersteuning aan te nemen.
Bij een uitbestede backoffice kan een groter aantal plaatsingen worden verwerkt binnen bestaande professionele processen. Dat geeft je de mogelijkheid om eerder te investeren in recruitment en acquisitie dan in een eigen administratieve afdeling.
Je commerciële aanpak verdient ondertussen minstens zoveel aandacht. Zorg dat opdrachtgevers weten waarvoor ze bij je terechtkunnen. Houd contact met uitzendkrachten die binnenkort beschikbaar komen en bespreek tijdig met klanten of hun personeelsbehoefte verandert. Juist die kennis van de markt maakt een zelfstandig intermediair waardevol.
Voor een startende recruiter is de eerste echte mijlpaal dan ook niet een kantoor met meerdere medewerkers, maar een opdrachtgever die tevreden is over zijn eerste plaatsing en opnieuw contact opneemt. Met een goed georganiseerde backoffice kun je die volgende opdracht aannemen zonder telkens opnieuw te hoeven investeren in de administratieve organisatie erachter.