Je bent onderweg naar een klant wanneer je telefoon gaat. Een nieuwe opdrachtgever wil weten of je volgende week beschikbaar bent. Je neemt op met je bedrijfsnaam, bespreekt de aanvraag en kunt weer verder. Voor de beller maakt het weinig uit waar je zit. Die wil vooral de juiste persoon bereiken.
Toch gebruiken veel ondernemers hun privénummer voor alle zakelijke gesprekken. Dat is bij de start gemakkelijk, maar wordt minder prettig wanneer klanten ook ’s avonds bellen of je persoonlijke voicemail horen. Een vast zakelijk nummer kan dan uitkomst bieden. Daarvoor hoef je geen traditionele telefoonlijn naar je kantoor te laten aanleggen.
Een vast nummer hoeft niet aan je bureau vast te zitten
Bij een vast telefoonnummer denk je misschien aan een bureautoestel met een kabel. Maar het nummer en het toestel zijn twee verschillende dingen. Met moderne zakelijke vaste telefonie kun je een zakelijk nummer gebruiken op je mobiel, via je laptop of op een geschikt vast toestel. Je kiest welk apparaat bij jouw werkdag past.
Dat is handig als je geen vaste werkplek hebt. Een adviseur werkt bijvoorbeeld de ene dag thuis en de volgende dag bij een opdrachtgever. Een installateur is vooral op locatie. En een webshopeigenaar wisselt tussen het magazijn en de administratie. In al die situaties wil je één duidelijk telefoonnummer op je website, offertes en facturen.
Hoe werkt een virtueel telefoonnummer?
Een virtueel telefoonnummer is een nummer dat je gebruikt zonder een aparte fysieke telefoonlijn of extra simkaart voor dat nummer. Via een telefoniedienst bepaal je op welk apparaat je gesprekken ontvangt. Bij Rinkel beheer je dat bijvoorbeeld in de app of online omgeving. Voor de klant blijft het eenvoudig: die belt jouw zakelijke nummer zoals ieder ander telefoonnummer.
Stel dat je een klein ontwerpbureau runt. Op werkdagen neem je zakelijke oproepen aan op je mobiel. Tijdens een middag achter je bureau werk je liever met een headset en je laptop. Het uitgangspunt blijft hetzelfde: klanten gebruiken één nummer, terwijl jij je bereikbaarheid afstemt op je werkzaamheden.
Meer rust tussen werk en privé
Een apart zakelijk nummer geeft je een duidelijke keuze: welk nummer deel je met klanten en welk nummer houd je voor vrienden en familie?
Dat onderscheid is vooral prettig zodra je bedrijf groeit. Je privénummer staat dan niet automatisch op iedere offerte, in elke e-mailhandtekening en op allerlei bedrijvengidsen. Ook kun je bewuster nadenken over wat een klant hoort wanneer je niet kunt opnemen.
Een goede zakelijke voicemail helpt daarbij. Vertel kort welk bedrijf iemand heeft bereikt, vraag om een naam en telefoonnummer en geef aan wanneer je terugbelt. Een concrete boodschap geeft meer duidelijkheid dan alleen een pieptoon.
Bereikbaar zijn vraagt ook om afspraken
Een zakelijk nummer lost niet vanzelf iedere gemiste oproep op. Daarvoor heb je ook een werkwijze nodig. Wanneer neem je op? Wat gebeurt er als je in een afspraak zit? En wie belt een klant terug?
Werk je alleen, kies dan vaste momenten om gemiste gesprekken af te handelen. Werk je met collega’s, spreek dan af wie verantwoordelijk is voor terugbelverzoeken. Zo voorkom je dat iedereen denkt dat iemand anders het al heeft geregeld.
Afhankelijk van de aanbieder en het abonnement kun je functies gebruiken zoals openingstijden, doorverbinden en een welkomstbericht. Kies vooral wat je daadwerkelijk nodig hebt. Een zelfstandig ondernemer heeft vaak andere wensen dan een team dat dagelijks veel telefoontjes verwerkt.
Waar let je op bij het kiezen?
Breng eerst je belgedrag in kaart. Ontvang je vooral aanvragen, of bel je zelf veel klanten? Wil je uitsluitend mobiel werken, of ook via een computer of bureautoestel?
Vergelijk vervolgens de totale kosten. Kijk naar het abonnement, eventuele belkosten, kosten per gebruiker en de functies die zijn inbegrepen. Vraag ook naar de mogelijkheden voor nummerbehoud als klanten je huidige bedrijfsnummer al kennen.
Kies ten slotte een oplossing die je gemakkelijk kunt beheren. Je wilt je bereikbaarheid kunnen aanpassen wanneer je werkweek verandert, zonder dat iedere wijziging een technisch project wordt.
Een vast zakelijk nummer kan zo prima passen bij een flexibele onderneming. Je geeft klanten een herkenbaar aanspreekpunt en houdt zelf de vrijheid om te werken waar jouw bedrijf je nodig heeft.